MANAJEMEN ORGANISASI DAN MODEL BERPIKIR

 

Rasional

            Maju, mundur, berkembang, beku, dan matinya organisasi sangat tergantung dari terlaksana atau tidaknya manajemen organisasi. Dengan demikian sangatlah penting mendalami ilmu manajemen organisasi sebagai bekal untuk menyelami dunia aktivis (penggelut organisasi). Sebagai kelanjutan dari ilmu manajemen khususnya dalam organisasi kemasyarakatan non profit juga hendaknya didukung dengan model berpikir yang mumpuni. Melalui tulisan ini, penulis hendak menginspirasi saudara peserta pelatihan, tiada maksud untuk menggurui. Karena ilmu manajemen dan model berpikir seharusnya telaah yang dipaparkan dengan berpuluh-puluh buku dalam kesempatan yang berbulan-bulan. Sehingga kesempatan ini, hanyalah hendak menggugah dan menginsiprasi semata.

Mengkaji manajemen organisasi, tidak terlepas dari runutan induknya, yakni administrasi dan organisasi. Untuk itu terlebih dahulu perlu disimak pengantar tentang administrasi dan organisasi. Seperti pada bagan berikut terlihat bahwa manajemen merupakan sub dari administrasi dan organisasi.

 

Diagram hubungan administrasi-organisasi-manajemen

Administrasi

Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Tiga aspek administrasi

1. Asfek formulasi kebijaksanaan administrasi yang dibuat oleh pemimpin yang memuat ketentuan mengenai sasaran dan tujuan yang hendak dicapai serta cara penyelenggaraannya.
2. Asfek manajemen, yang terdiri dari planning, organizing, actuating, dan  controlling (POAC).
3. Asfek pelaksanaan (operation) adalah kegiatan melaksanakan apa yang telah direncanakan oleh manajemen

Organisasi

Organisasi adalah setiap bentuk kerjasama antara dua orang atau lebih yang terikat secara formal dalam suatu ikatan hirarki dimana selalu terdapat hubungan pimpinan dengan sekelompok orang yang disebut bawahan atau anggota.

Manajemen

Manajemen adalah aktivitas dalam organisasi yang terdiri dari penentuan visi, misi dan tujuan/ sasaran organisasi dan proses perencanaan penggerakan /operasional dan pengawasan (kontrol) dalam mewujudkan tujuan yang ingin dicapai secara efesien dan efektif. Menurut GR Terry tahapan manajemen terdiri dari empat, seperti terungkap pada asfek manajemen di atas, dapat diuraikan sebagai berikut.

1.   Planning

Roger A. Kauffman mengungkapkan planning atau perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang ingin dicapai dan menetapkan jalan serta sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefektif dan seefisien mungkin. Dalam perencanaan ada tiga kegiatan yang tidak dapat dipisahkan, yakni ; 1) perumusan tujuan ; 2) pemilihan program ; 3) identifikasi dan pengerahan sumber daya. Perencanaan sering disebut jembatan yang menghubungkan kesenjangan atau jurang antara keadaan masa kini dengan keadaan yang diharapkan pada masa depan (Nanang Fattah, 2004:24)

2.   Organizing

Ernest Dale (Stoner, 1986) dalam Nanang Fattah, 2004:63 menjelaskan  pengorganisasian sebagai sebuah proses yang berlangkah jamak. Proses pengorganisasian itu digambarkan sebagai berikut: Tahap pertama, yang harus dilakukan dalam merinci pekerjaan adalah menetukan tugas-tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tahap kedua, membagi seluruh beban kerja menjadi kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh perseorangan atau perkelompok. Di sini perlu diperhatikan bahwa orang-orang yang akan diserahi tugas harus didasarkan pada kualifikasi, tidak dibebani terlalu berat dan juga tidak terlalu ringan. Tahap ketiga, menggabungkan pekerjaan para anggota dengan cara yang rasional, efesien. Pengelompokan tugas yang saling berkaitan, jika organisasi sudah membesar atau kompleks. Penyatuan kerja ini biasanya disebut departementalisasi. Tahap keempat, menetapkan mekanisme kerja untuk mengkoordinasikan pekerjaan dalam satu kesatuan yang harmonis. Pada saat setiap orang dan setiap bagian melaksanakan pekerjaan/aktivitas, kemungkinan timbul konflik di antara anggota, dan mekanisme pengkoordinasian memungkinkan setiap anggota organisasi untuk tetap bekerja efektif. Tahap kelima, melakukan monitoring dan mengambil langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan dan meningkatkan efektivitas. Karena pengorganisasian merupakan suatu proses yang berkelanjutan, diperlukan penilaian ulang terhadap keempat langkah sebelumnya secara terprogram/berkala, untuk menjamin konsistensi, efektif, dan efisien dalam memenuhi kebutuhan.

3. Actuating

Ada dua hal menurut penulis yang penting untuk ditekankan pada tahap pelaksanaan segala rencana organisasi, yakni koordinasi dan kepemimpinan. Koordinasi dilakukan untuk memadukan, menyerasikan dan menyelaraskan berbagai kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan beserta segenap gerak, langkah dan waktunya dalam rangka pencapaian tujuan dan sasaran berama.

Kepemimpinan adalah kegiatan atau seni menggerakan orang lain sehingga dapat dan mau menjadi pengikut atau mengikuti pemimpin. Dalam Field Manual 22-100 dikatakan sebagai berikut : The art of influencing and directing meninsuch a way to obtain their willing obedience, confidence, resfect, and loyal coorperation in order to accomplisch the mission, yang artinya “Kepemimpinan adalah seni untuk mempengaruhi dan menggerakan orang-orang sedemikian rupa untuk memperoleh kepatuhan, kepercayaan, respek dan kerja sama secara loyal untuk menyelesaikan tugas.” Ada juga yang mengatakan bahwa kepemimpinan adalah proyeksi dari kepribadian. Ini adalah kombinasi dari keyakinan, paksaan dan contoh yang membuat orang lain bekerja sesuai dengan kehendak pemimpin. (Adia Wiratmaja, 1995:116).

Koordinasi dan kepemimpinan adalah dua hal kunci yang melahirkan sebuah kesuksesan atau kegagalan. Sehingga mesti dilakukan dalam tahap pelaksanaan.

4.   Controling

Pada dasarnya rencana dan pelaksanaan merupakan satu kesatuan tindakan, walaupun hal ini jarang terjadi. Pengawasan diperlukan untuk melihat sejauh mana hasil tercapai.    Menurut Murdick pengawasan merupakan proses dasar yang secara esensial tetap diperlukan bagaimanapun rumit dan luasnya suatu organisasi. Proses dasarnya terdiri dari tiga tahap (1) menetapkan standar pelaksanaan, (2) pengukuran pelaksanaan pekerjaan dibandingkan dengan standar, dan (3) menentukan kesenjangan (deviasi) antara pelaksanaan dengan standard dan rencana (Nanang Fattah,2004:101).

Keempat tahapan manajemen tersebut kalau diterjemahkan kedalam tahapan kongkrit sebuah organisasi dapat digambarkan seperti pada bagan berikut.

ANALISA SWOT                     VISI, MISI, TUJUAN ORG.

                                                                                                            PLANNING

GARIS BESAR PROGRAM KERJA

PROGRAM KERJA

SUKSESI

                                                                                                      ORGANIZING

STAFFING

 

KALENDER KEGIATAN

 

PROPOSAL

RUN DOWN

JOB DESCRIPTION

                                                                                                           ACTUATING

                                                         PELAKSANAAN                     

                                                                                                                               CONTROLING

LPJ/ EVALUASI

Diagram Tahapan Pelaksanaan Organisasi

Keterangan :

Annalisa SWOT (Strength Weakness Opportunity Threat) (Kekuatan Kelemahan Peluang dan Tantangan) merupakan sebuah bentuk analisa situasi dan kondisi yang bersifat deskriptif.

Visi adalah sesuatu yang didambakan untuk dimiliki dimasa depan (what do they want to have). Visi menggambarkan aspirasi masa depan yang mampu membangkitkan semangat tanpa menspesifikasi cara-cara untuk mencapainya.

Misi adalah bentuk yang didambakan di masa depan (what do they want to be). Misi adalah sebuah pernyataan yang menegaskan visi lewat pilihan bentuk atau garis besar jalan yang akan diambil untuk sampai pada visi yang telah lebih dulu dirumuskan.

Tujuan adalah sSasaran nyata yang memiliki dimensi ukur kuantitatif

Garis besar program kerja (GBPK) merupakan garis-garis besar program yang menjadi pengarah perumusan program kerja. Didalamnya terkandung filosofi program, gambaran kondisi organisasi, sasaran dan pokok-pokok program

Program Kerja adalah daftar program operasional yang terarah, terpadu, dan sistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi

Suksesi adalah proses pergantian kepengurusan secara berkala yang melibatkan seluruh komponen organisasi.

Kalender kegiatan adalah uraian yang berisikan jadwal pelaksanaan program kegiatan yang dirunut berdasarkan waktu pelaksanaan

Proposal adalah rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar

Job Deskription adalah suatu pernyataan factual dari tugas-tugas , tanggung jawab dan kondisi kerja dari suatu pekerjaan tertentu.

Run Down adalah penjabaran kegiatan yang telah direncanakan dalam bentuk table untuk satu kegiatan

Pelaksanaan adalah proses aktualisasi segala tahapan kegiatan

LPJ/Evaluasi adalah proses pertanggungjawaban kkegiatan yang disertai evaluasi

            Ketika tahapan manajemen organisasi telah terlaksana dengan baik, maka bisa dijadikan model untuk kegiatan-kegiatan selanjutnya. Tetapi jikalau pelaksanaan kegiatan mengalami kegagalan atau kekurang optimalan, maka perlu dicari sebuah terobosan dan dikembalikan kepada urusan perencanaan.

            Dalam rangka mengoptimalkan segala proses manajemen tersebut, maka dipandang perlu merenungi beberapa model berpikir sebagai proses penemuan kebenaran.

Model Berpikir

            Ada beberapa model berpikir dan pencarian kebenaran, namun penulis menformulasikannya kedalam uraian berikut.

Model Berpikir Dialektis

           

            Dialektika adalah logika dari kontradiksi. Engels memberikan satu ringkasan tentang hukum-hukum dialektika.

1. Hukum peralihan dari kuantitas menjadi kualitas dan sebaliknya
2. Hukum tentang kutub berlawanan yang saling merasuki
3. Hukum tentang negasi dari negasi

Hukum peralihan dari kuantitas menjadi kualitas memiliki penerapan yang amat luas, dari partikel materi yang terkecil ditingkat sub atomic ampai pada gejala yang paling besar dikenal manusia. Seperti halnya air menetes melubangi batu.